DATEV-Export für Bestatter — saubere Buchhaltung ohne Doppelarbeit

Buchhaltung ist für die meisten Bestatter kein Herzensthema — aber ein unvermeidbares. Am Ende des Monats müssen Rechnungen, Belege und Buchungsdaten zum Steuerberater. Viele Betriebe drucken dafür Rechnungen aus, legen Belege in Ordner und übergeben alles physisch. Oder sie tippen Daten manuell in eine separate Buchhaltungssoftware ein, die der Steuerberater nutzt.

Der DATEV-Export ist der Weg, diesen Aufwand deutlich zu reduzieren.

Was ist DATEV und warum ist es relevant?

DATEV ist das Softwareunternehmen, dessen Buchhaltungssysteme von einem Großteil der deutschen Steuerberater eingesetzt werden. Ein DATEV-Export aus der Bestattungssoftware bedeutet: Die Rechnungs- und Buchungsdaten werden in einem Format exportiert, das der Steuerberater direkt in sein System einlesen kann.

Das klingt technisch — ist aber im Ergebnis sehr praktisch. Der Steuerberater muss keine Daten abtippen, der Bestatter muss keine Belege doppelt erfassen. Der Datenaustausch erfolgt digital, strukturiert und fehlerfrei.

Für Bestatter, die monatlich 10 bis 100 Sterbefälle bearbeiten und für jeden Fall eine Rechnung stellen, summiert sich der Zeitgewinn erheblich.

Was wird bei einem DATEV-Export übergeben?

Ein typischer DATEV-Export enthält:

• Buchungsstapel: Die einzelnen Buchungen mit Datum, Betrag, Konto und Buchungstext
• Stammdaten: Debitorennummern der Auftraggeber (Angehörige), Kreditorennummern der Lieferanten
• Belegnummern: Die Verbindung zwischen Buchung und zugehörigem Beleg (Rechnung, Lieferantenrechnung)
• Steuercode: Umsatzsteuerliche Einordnung je Buchung (voller Steuersatz, ermäßigter Satz, steuerfreie Leistungen)

Hinweis zur Umsatzsteuer: Bestattungsleistungen unterliegen grundsätzlich dem vollen Umsatzsteuersatz (19 %). Einige Nebenleistungen, etwa der Kauf von Blumen für die Trauerfamilie, können anders einzustufen sein. Für die korrekte steuerliche Einordnung ist der Steuerberater zuständig.

Wie vermeidet man doppelte Dateneingabe?

Das eigentliche Ziel eines DATEV-Exports ist nicht der Export selbst — sondern die Vermeidung doppelter Dateneingabe. Der klassische Ablauf ohne Integration sieht so aus:

1. Bestatter erfasst Sterbefall-Daten in der Bestattungssoftware
2. Bestatter schreibt Rechnung in der Bestattungssoftware
3. Bestatter überträgt Rechnungsdaten manuell in eine Buchhaltungssoftware (oder notiert sie auf Papier)
4. Steuerberater tippt die Daten in sein DATEV-System

Mit einem direkten DATEV-Export entfallen Schritte 3 und 4. Die Bestattungssoftware generiert die Exportdatei, der Steuerberater importiert sie. Alle anderen Schritte bleiben gleich.

Voraussetzungen für einen sauberen Export

Damit der DATEV-Export fehlerfrei funktioniert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

Vollständige Rechnungsdaten in der Software: Jede Rechnung muss korrekt erfasst sein — Rechnungsdatum, Betriebsname des Auftraggebers, Betrag, Steuerschlüssel. Lücken oder Fehler im System führen zu Fehlern im Export.

Kontenrahmen abgestimmt mit dem Steuerberater: DATEV arbeitet mit definierten Kontonummern (SKR 03 oder SKR 04 sind am häufigsten). Der Steuerberater muss vorab festlegen, welche Konten für welche Buchungsarten genutzt werden sollen. Die Bestattungssoftware muss das abbilden können.

Regelmäßiger Export-Rhythmus: Ein monatlicher Export ist in den meisten Betrieben sinnvoll. Wer quartalsweise exportiert, häuft größere Datenmassen an und riskiert, dass Fehler erst spät auffallen.

Format klären: DATEV unterstützt verschiedene Import-Formate (DATEV ASCII, DATEV XML, DATEV-Buchungsdatenservice). Der Steuerberater gibt vor, welches Format er erwartet.

Was bleibt beim Steuerberater?

Auch mit DATEV-Export bleibt die fachliche Arbeit beim Steuerberater: die korrekte Zuordnung von Buchungen, die Jahresabschlussarbeiten, die Steuererklärungen, die Beratung zu steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten. Der Export ersetzt keine steuerliche Beratung — er reduziert nur den administrativen Aufwand bei der Datenübertragung.

Eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist trotz DATEV-Export wichtig: Die Übergabeformate müssen abgestimmt sein, Kontenrahmen regelmäßig geprüft, und bei außergewöhnlichen Buchungen (Auslandsrückführung, Sonderleistungen) bleibt der Abstimmungsbedarf bestehen.

Welche Bestattungssoftware bietet DATEV-Export?

Nicht jede Bestattungssoftware bietet einen vollständigen DATEV-Export. Die Frage bei der Softwareauswahl lautet daher: Kann die Software DATEV-kompatible Exportdateien generieren? Und in welchem Format?

PietätPilot integriert den DATEV-Export direkt in die Rechnungsstellung: Alle erfassten Sterbefälle und zugehörigen Rechnungen können monatlich als DATEV-Exportdatei heruntergeladen und an den Steuerberater übergeben werden.

Fazit

Der DATEV-Export ist ein unterschätztes Feature in der Bestattungssoftware. Er spart dem Betrieb Zeit bei der monatlichen Buchhaltungsübergabe, reduziert Fehler durch Mehrfacheingabe und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Wer regelmäßig Sterbefälle abrechnet und bisher Daten manuell überträgt, wird den Unterschied schnell spüren.

Die Voraussetzung ist eine kurze Abstimmung mit dem Steuerberater zu Kontenrahmen und Exportformat — danach läuft der Prozess weitgehend automatisch.