Sterbefall: Behördengänge und Fristen — die vollständige Checkliste für Bestatter
Nach einem Sterbefall müssen Bestatter zahlreiche Behörden kontaktieren — in der richtigen Reihenfolge und innerhalb gesetzlicher Fristen. Diese Checkliste gibt Ihnen den vollständigen Überblick.
Wichtige Frist — § 28 PStG
Die Sterbefallanzeige beim Standesamt muss spätestens am dritten folgenden Werktag nach dem Sterbefall erfolgen. Diese Frist hat Vorrang vor allen anderen Schritten.
1. Was ist nach einem Sterbefall sofort zu tun?
Unmittelbar nach dem Tod eines Menschen müssen medizinische und administrative Erstschritte eingeleitet werden. Der Bestatter wird in der Regel von der Familie oder einer Einrichtung kontaktiert und übernimmt die Koordination.
- Arzt zur Leichenschau hinzuziehen (Todesfeststellung und Ausstellung der Todesbescheinigung)
- Todesbescheinigung (Totenschein) entgegennehmen und sichern
- Familie über den weiteren Ablauf informieren und erste Entscheidungen besprechen
- Überführung des Verstorbenen organisieren
- Erste Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Standesamt zur Fristabklärung
2. Sterbefallanzeige beim Standesamt (§ 28 PStG)
Das Herzstück des bürokratischen Ablaufs ist die Sterbefallanzeige beim zuständigen Standesamt. Zuständig ist das Standesamt des Sterbeorts — nicht des Wohnorts des Verstorbenen.
Gemäß § 28 Personenstandsgesetz (PStG) muss die Anzeige spätestens am dritten auf den Sterbefall folgenden Werktag erfolgen. Samstage und bundesweite Feiertage zählen nicht als Werktage; ob Samstage je nach Bundesland ausgenommen sind, ist im Einzelfall zu prüfen.
Benötigte Unterlagen:
- Todesbescheinigung (vertraulicher und nicht-vertraulicher Teil)
- Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen
- Geburtsurkunde des Verstorbenen
- Heiratsurkunde oder rechtskräftiges Scheidungsurteil (bei Verheirateten/Geschiedenen)
- Lebenspartnerschaftsurkunde (bei eingetragenen Lebenspartnerschaften)
- Nachweis über früheren Wohnsitz (bei zugezogenen Personen)
Das Standesamt trägt den Sterbefall ins Sterberegister ein. Das Ergebnis ist die Sterbeurkunde, die für alle weiteren Behördengänge benötigt wird. Je nach Standesamt ist die Ausstellung noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage möglich.
3. Sterberegister, Sterbeurkunde und ihre Verwendung
Die Sterbeurkunde ist das zentrale Dokument für alle weiteren Behördengänge. Es empfiehlt sich, beim Standesamt direkt mehrere beglaubigte Kopien zu beantragen — in der Regel werden 5–10 Exemplare benötigt.
Die Sterbeurkunde wird benötigt für:
- Rentenversicherung (Abmeldung / Rücklastschrift der laufenden Rente)
- Krankenkasse (Abmeldung des Mitglieds)
- Banken (Kontozugang für Erben, Kontosperrung)
- Versicherungen (Lebensversicherung, Sterbegeldversicherung, Haftpflicht)
- Vermieter (Kündigung des Mietvertrags)
- Arbeitgeber (Abmeldung, Lohnabrechnung)
- Finanzamt (Erbschaftssteuererklärung)
4. Sozialversicherungsträger informieren
Die Sozialversicherungsträger müssen zeitnah — aber ohne gesetzliche Einzelfrist — informiert werden, um fehlerhafte Zahlungen zu vermeiden.
Gesetzliche Krankenversicherung (GKV)
Abmeldung des verstorbenen Mitglieds. Die Krankenkasse stellt das Mitgliedschaft-Verhältnis mit dem Sterbedatum ein. Sterbeurkunde einreichen. Eventuelle Beitragsrückerstattungen werden an die Erben ausgezahlt.
Deutsche Rentenversicherung (DRV)
Rentenempfänger: Rente wird mit dem Sterbemonat eingestellt. Bereits überwiesene Beträge für Folgemonate werden zurückgefordert. Witwen-/Witwerente: Antrag durch den überlebenden Ehepartner stellen. Sterbeurkunde und Rentenausweis einreichen.
Berufsgenossenschaft
Bei Berufsunfallrenten oder laufenden BG-Leistungen: Abmeldung mit Sterbeurkunde. Hinterbliebenenrente kann ggf. beantragt werden.
5. Friedhofsamt: Grabrecht, Beisetzungserlaubnis, Friedhofssatzung
Ohne Beisetzungserlaubnis des Friedhofsamts ist keine Bestattung möglich. Die Erlaubnis wird auf Grundlage der Sterbeurkunde und des ärztlichen Leichenschauscheins erteilt.
- Beisetzungserlaubnis beim zuständigen Friedhofsamt beantragen
- Grabrecht klären (Neuerwerb, Verlängerung, Nutzungsrecht des Angehörigen)
- Friedhofssatzung des jeweiligen Friedhofs beachten (Grabgröße, Grabsteinvorschriften, Bepflanzung)
- Termin für die Beisetzung abstimmen
- Besonderheiten bei Feuerbestattung: Kremierungserlaubnis zusätzlich erforderlich
6. Banken, Versicherungen und sonstige Vertragspartner
Über Standesamt und Sozialversicherung hinaus gibt es zahlreiche weitere Stellen, die informiert werden müssen. Diese Schritte übernehmen oft die Angehörigen selbst — der Bestatter kann sie jedoch koordinieren und begleiten.
7. Besonderheiten je Bundesland
Das Bestattungsrecht ist Ländersache. Fristen, Formulare und Zuständigkeiten können je Bundesland abweichen. Besonders relevant:
- Bayern hat besonders strenge Fristen für die Leichenschau und Überführung
- NRW kennt umfangreiche Regelungen zur anonymen Bestattung
- Hamburg erlaubt Feuerbestattungen mit Aschestreuung auf der Elbe
- Einige Bundesländer erlauben Baumbestattungen auf ausgewiesenen Friedhofsflächen
- Die Sterbefallanzeige-Frist (§ 28 PStG) gilt bundesweit einheitlich
Eine vollständige Übersicht aller 16 Bundesländer finden Sie in unserem Leitfaden: Bestattungsgesetze der Bundesländer →
8. Wie PietätPilot diese Checkliste automatisch abarbeitet
PietätPilot hält diese Checkliste für jeden Sterbefall digital vor — und füllt alle Formulare automatisch aus. Standesamt, GKV, DRV, Friedhofsamt: Sterbefall-Daten einmal eingeben, alle Dokumente werden vorausgefüllt generiert.
- Behörden-Checkliste je Sterbefall automatisch erstellt
- Bundeslandspezifische Formulare auf Knopfdruck
- Fristen werden automatisch überwacht
- Alle Dokumente zentral am Sterbefall hinterlegt
Häufige Fragen
Wie lange hat der Bestatter Zeit, den Sterbefall beim Standesamt anzuzeigen?
Gemäß § 28 PStG muss die Sterbefallanzeige spätestens am dritten auf den Sterbefall folgenden Werktag beim zuständigen Standesamt erfolgen. Bei Todesfällen in Krankenhäusern oder Pflegeheimen übernimmt die Einrichtung häufig die Anzeigepflicht.
Wer muss nach dem Tod einer Person informiert werden?
Priorität haben: Standesamt (gesetzliche Frist), Krankenkasse des Verstorbenen, Deutsche Rentenversicherung (falls Rentenempfänger), Friedhofsamt für Beisetzungserlaubnis. Weitere Stellen wie Banken, Versicherungen und Arbeitgeber folgen ohne gesetzliche Frist.
Welche Dokumente werden für die Sterbefallanzeige beim Standesamt benötigt?
In der Regel: Todesbescheinigung (ärztlicher Totenschein), Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen, Geburtsurkunde, ggf. Heiratsurkunde oder Scheidungsurteil. Die genauen Anforderungen variieren je Standesamt und Bundesland.
Was ist der Unterschied zwischen Totenschein und Sterbeurkunde?
Der Totenschein (Todesbescheinigung) ist ein ärztliches Dokument, das den Tod und die Todesursache bescheinigt. Er ist die Voraussetzung für die Sterbeurkunde. Die Sterbeurkunde hingegen ist das amtliche Dokument des Standesamts, das den Tod rechtskräftig beurkundet und für alle weiteren Behördengänge benötigt wird.