Bestattersoftware Test: Papier, Desktop oder Cloud im Vergleich
Wer nach einem Bestattersoftware-Test sucht, will wissen, welcher Weg zum eigenen Betrieb passt. Dieser Vergleich ist kein Labortest mit Messwerten, sondern ein Kriterien-Vergleich der drei gängigen Wege: Papier und Excel, lokale Desktop-Software und Cloud-Software.
Transparenzhinweis: PietätPilot, der Betreiber dieser Seite, entwickelt eine Cloud-Software für Bestatter. Die Tabelle beschreibt deshalb Eigenschaften der Wege allgemein und nennt keine einzelnen Anbieter.
Die drei Wege im Vergleich
Die Angaben beschreiben typische Eigenschaften. Einzelne Produkte können abweichen — prüfen Sie jede Zeile im Gespräch mit dem Anbieter.
| Kriterium | Papier und Excel | Lokale Desktop-Software | Cloud-Software |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Sofort möglich, keine Einrichtung. Vorlagen und Tabellen müssen selbst gepflegt werden. | Installation auf Büro-Rechnern, oft mit Einweisung durch den Anbieter oder einen IT-Dienstleister. | Zugang im Browser, keine lokale Installation. Aufwand liegt vor allem in Datenübernahme und Schulung. |
| Sterbefall-Daten erfassen | Dieselben Angaben werden pro Formular und pro Tabelle erneut getippt oder abgeschrieben. | Stammdaten werden zentral geführt; Umfang der Übernahme in Formulare hängt vom Produkt ab. | Stammdaten werden zentral geführt; Umfang der Übernahme in Formulare hängt vom Produkt ab. |
| Fristen und Aufgaben | Fristen stehen im Kalender oder im Kopf. Vertretung ist nur mit guter Übergabe möglich. | Je nach Produkt Aufgabenlisten oder Wiedervorlagen — am Arbeitsplatz, an dem die Software läuft. | Je nach Produkt Aufgabenlisten oder Wiedervorlagen, für alle berechtigten Nutzer einsehbar. |
| Zugriff von unterwegs und von mehreren Standorten | Nur dort, wo die Akte liegt. Zweiter Standort bedeutet Kopien oder Fahrten. | Meist an den Büro-Arbeitsplatz gebunden; Fernzugriff nur mit zusätzlicher technischer Lösung. | Über Browser und Internetverbindung von jedem berechtigten Gerät, etwa Tablet bei der Beratung. |
| Zusammenarbeit im Team | Absprachen per Zuruf, Zettel oder Mail; Stand der Akte ist schwer nachzuvollziehen. | Mehrere Arbeitsplätze möglich, wenn die Lizenz und die Netzwerkeinrichtung dazu passen. | Mehrere Nutzer arbeiten am selben Datenbestand; Rollen und Rechte hängen vom Produkt ab. |
| Datenhaltung und Datensicherung | Akten und Dateien liegen im Betrieb. Brand, Wasserschaden und fehlende Sicherungskopie sind die Risiken. | Daten liegen auf eigener Hardware; Datensicherung und Updates liegen in Ihrer Verantwortung. | Daten liegen beim Anbieter; Speicherort, Sicherung und Auftragsverarbeitung sind vertraglich zu klären. |
| Pflege und Updates | Formulare und Gesetzesänderungen verfolgen Sie selbst. | Updates werden eingespielt, oft nach Wartungsvertrag; veraltete Versionen sind ein Risiko. | Updates laufen beim Anbieter; Funktionsänderungen erfolgen ohne eigenes Zutun. |
| Kosten (qualitativ) | Keine Lizenzkosten, dafür Arbeitszeit für Erfassung und Suche. | Typischerweise Lizenz oder Kaufpreis plus Wartung und IT-Betreuung. | Typischerweise laufendes Entgelt; Modell (pro Fall, pro Nutzer, pauschal) je nach Anbieter verschieden. |
| Wechsel zu einem anderen System | Daten müssen von Hand übertragen werden, es gibt aber keine Bindung an einen Anbieter. | Export und Datenübernahme hängen vom Format ab; vor dem Kauf nach Exportmöglichkeiten fragen. | Export und Datenübernahme hängen vom Anbieter ab; Datenexport bei Vertragsende vorab klären. |
Kosten sind hier bewusst nur qualitativ beschrieben. Konkrete Preise unterscheiden sich je Anbieter und Modell und gehören in ein schriftliches Angebot.
Wann passt welcher Weg?
Papier und Excel
Passt, wenn nur wenige Sterbefälle im Jahr anfallen, eine Person alles überblickt und keine Vertretung nötig ist. Je mehr Fälle und Beteiligte, desto teurer wird die Mehrfacherfassung.
Lokale Desktop-Software
Passt, wenn die Arbeitsplätze fest im Büro stehen, eine zuverlässige IT-Betreuung vorhanden ist und Sie Ihre Daten bewusst auf eigener Hardware halten möchten.
Cloud-Software
Passt, wenn mehrere Personen oder Standorte auf denselben Bestand zugreifen, Beratungen auch außerhalb des Büros stattfinden und Sie Updates und Betrieb nicht selbst verantworten möchten. Voraussetzung ist eine klare vertragliche Regelung zu Datenschutz und Datenexport.
Ihr eigener Software-Test: acht Prüffragen
Ein Test mit Ihren eigenen Abläufen sagt mehr als jede Funktionsliste. Gehen Sie mit einem fiktiven Sterbefall durch jede Testversion oder Demo und beantworten Sie diese Fragen:
- Lege ich einen fiktiven Sterbefall in meinem Bundesland an und komme ohne Hilfe bis zur Rechnung?
- Muss ich dieselben Stammdaten an mehreren Stellen erneut eingeben?
- Sehe ich offene Aufgaben und Fristen je Sterbefall auf einen Blick?
- Lassen sich Rechnungsdaten in ein Format exportieren, das mein Steuerberater verarbeiten kann (zum Beispiel für DATEV)?
- Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor, und ist der Speicherort der Daten benannt?
- Wie kann ich meine Daten bei Vertragsende vollständig exportieren?
- Wie ist das Kostenmodell schriftlich beschrieben — und was kostet jede weitere Person oder jeder weitere Standort?
- Wer hilft mir bei Fragen, und wie erreiche ich diese Person?
PietätPilot: Stand der Entwicklung
PietätPilot ist eine Cloud-Software für Bestattungsunternehmen und befindet sich in Entwicklung — ein buchbares Angebot gibt es noch nicht. Im aktuellen Entwicklungsstand der Anwendung gibt es folgende Bereiche:
- Sterbefälle mit Behörden-Status und Aufgaben
- Aufgabenübersicht über alle Sterbefälle
- Produktkatalog für Särge, Urnen, Blumenschmuck und Zubehör
- Trauerfeiern
- Rechnungsübersicht mit DATEV-Export
Wie sich das mit Ihren Abläufen verträgt, zeigt eine persönliche Demo. Sie fordern sie per E-Mail-Link an.
Häufige Fragen
Gibt es einen unabhängigen Bestattersoftware-Test mit Messwerten?
Diese Seite ist kein Labortest, sondern ein Kriterien-Vergleich der drei gängigen Wege (Papier/Excel, lokale Desktop-Software, Cloud-Software). Ob eine konkrete Software zu Ihrem Betrieb passt, zeigt am zuverlässigsten ein eigener Test mit einem fiktiven Sterbefall — die Prüffragen weiter oben helfen dabei.
Was sollte ich bei einem Software-Test zuerst prüfen?
Legen Sie einen fiktiven Sterbefall in Ihrem Bundesland an und gehen Sie den Ablauf vom ersten Gespräch bis zur Rechnung durch. Achten Sie darauf, ob Daten nur einmal erfasst werden müssen, ob Fristen und Aufgaben nachvollziehbar angezeigt werden und ob sich Rechnungsdaten für Ihren Steuerberater exportieren lassen.
Reicht Papier und Excel für einen kleinen Betrieb?
Für sehr wenige Sterbefälle im Jahr kann das tragen. Mit jedem zusätzlichen Fall wächst aber der Aufwand für doppelte Erfassung, Fristenkontrolle und Aktenablage — und bei Urlaub oder Krankheit fehlt die Übersicht für Vertretungen. Dann lohnt sich ein Blick auf eine Software-Lösung.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Auswahl?
Bei Software, die Angehörigendaten verarbeitet, sollten Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den Speicherort der Daten und die technischen Schutzmaßnahmen vor Vertragsschluss schriftlich klären. Das gilt für Cloud-Anbieter ebenso wie für Dienstleister, die lokale Systeme betreuen.
Kann ich PietätPilot schon im laufenden Betrieb einsetzen?
Noch nicht: PietätPilot befindet sich in Entwicklung, ein buchbares Angebot gibt es nicht. Den aktuellen Stand zeigen wir in einer persönlichen Demo, die Sie per E-Mail-Link anfordern.